Carnet intranet

Stratégie intranet & internet - la même voie pour tout le monde vers un seul site...?

Y a-t-il - globalement - une seule grande voie sur laquelle tous les intranets avancent, chacun à son rythme et en prenant de différentes files ? Sommes-nous tous en train d'évoluer plus ou moins rapidement vers le même aboutissement?

Si oui, quelle est cette cible universelle? .

Un participant dans le 2006 Global Intranet Strategies Survey a exprimé la vision suivante  :

"From the benchmarking I've done and the many conferences I've attended it seems as though the path for most intranets is very similar - it's just that we're all at different stops along the path.  Progress along the path depends on budget, commitment and, most of all, buy in at senior levels. It also seems as if the path is endless - as technology moves and changes so the direction of our intranets change.  Ultimately I think the major companies will end up with a single website accessed by staff, customers, suppliers, partners etc according to their security level.  It would be easier to manage one content management system, navigation, look and feel and brand issues on only one site."

Sens approximatif : d'après tout ce que j' vois, il me semble que le chemin sur lequel nous avançons tous est similaire. Nous ne sommes qu'à des étapes différentes. Les progrès dépendent des budgets, du degré d'engagement, et, surtout, de l'implication à tous les niveaux supérieurs dans l'entreprise. Il me semble aussi que le chemin est sans fin - que nos intranets évoluent en fonction des évolutions des technologies. En final je pense que les grandes entreprises vont finir avec un seul site, utilisé par les employés, les clients, les fournisseurs, les partenaires, etc. selon des niveaux différents de sécurité. Cela serait plus facile de gérer un seul système de gestion de contenu, navigation, look and feel et branding sur un seul site."

Je suis entièrement d'accord avec cette personne. Il est intéressant de constater que parmi les 101 participant dans le 2006 Survey, environ 40 % sont en train de mettre en place une approche commune à l'intranet et à l'internet.

En plus des avantages évidents pour les équipes web et intranet, il y a des avantages importants pour les utilisateurs, les métiers et l'entreprise au niveau stratégique :

• Visibilité en interne de ce qui est vu à l'externe. C'est un avantage important quand on veut que les employés soient plus sensibilisés aux besoins clients et au monde externe, et moins centrés sur leur propre périmètre. C'est carrément un besoin pour tous les métiers qui sont en relation directe avec les clients.

• Unification du langage et du vocabulaire entre l'interne et l'externe. (Noms de produits et services par exemple.)

• Meilleure qualité d'informations (mutualisation des sources, moins de duplications et risque des contenus qui ne sont plus à jour).

• Approche à l'architecture d'information plus adéquate aux besoins des équipes mixtes (interne + externe).

Je vous invite à compléter cette liste !
Bien entendu, cette solution est loin pour la plupart des entreprises aujourd'hui, pour les raisons de coût, de gouvernance, les limites des technologies en place, et aussi parce ce que cette vision n'est pas encore acceptable dans la majorité des cultures d'entreprises.

Technorati Tags: intranet, stratégie intranet

Spleak - ami virtuel sur l'intranet - nouvelle interface pour Recherche?

Spleak , un personnage virtuel avec de l'intelligence artificielle créé par Morten Lund et Nicolaj Reffstrup, peut devenir votre ami, vous donner des conseils, et plus.

International Herald Tribune article du 20 décembre : Internet gold-mine attitude returns to Northern Europe

This "fictional character powered by artificial intelligence software ... can convincingly chat like a human over Microsoft's MSN Messenger. Introduced in early 2006, the Spleak chatting robot — or chatbot, as Lund calls it — responds to requests for a horoscope, English lessons, weather forecasts and even advice on dating." The co-founders were surprised by "the attachment people would have to an explicitly fictional character."

Spleak's web site explains :

"My name is Spleak and I'm a 21-year-old virtual girl currently living in the heart of New York City. Add me to your IM Buddy List and we can chat all day if you like. I can also give you all sorts of fun information if you type in the right commands. Plus, I can introduce you to my friends from all over the globe."

Pourquoi pas créer un Spleak pour votre intranet?
Je vous propose quelques idées sur Globally Local : Virtual friend "Spleak" on your intranet? A human interface for Search.

Suivre une logique stratégie et utilisateurs lors d'un audit intranet

Je vous propose quelques graphiques qui représentent ma méthode pour faire un audit ou une évaluation d'un intranet ou  portail.

Selon les objectifs de l'audit, les éléments sur les slides sont à inclure ou éliminer.

L'approche de base est la suivante :

1. Commencer par la stratégie de l'entreprise, les business units, ...
2. Enchaîner par les besoins utilisateurs - managers et collaborateurs
3. Compléter par les besoins des acteurs principaux de l'intranet :  les responsables des sites, les producteurs des contenus, etc.
4. Puis, examinez l'intranet en soi pour savoir dans quelle mesure il répond ou non aux :

• (a)  besoins des managers et collaborateurs en services, fonctions, trouvabilité, accessibilité, ...,
• (b) besoins des dirigeants en tant qu'outil de communication vers les collaborateurs et de collaboration entre eux, et
• (c) besoins des acteurs pour gérer leurs sites, services et applications.

Slide 1

Slide 2

Slide 3

Slide 4

Une vue de l'ensemble :

Email - nouvelle interface à l'intranet ?

Je suis arrivée à Londres pour Online Information 2006 - la conférence "net" la plus internationale de toutes. Il y a bien plus que la moitié des participant qui viennent de pays autre que le UK. Je vous en parlera plus plus tard cette semaine.

Je voulais juste partager avec vous une observation: je lance un audit pour une grande entreprise la semaine prochaine. Nous avons fait le brief la semaine dernière. J'ai remarqué un phenomène que j'ai déjà vu à plusieurs reprises :

Les responsables des sites envoient des mails push toutes les semaine avec les liens vers les articles récentes et les nouveaux contenus en général. Ils le font parce que "Si non, les gens n'y vont jamais."

Beaucoup d'intranautes gardent dans leur boites ces mails car - si non "Je ne retrouverai jamais cette page."

Encore un cercle vicieux dans l'intranet. Au lieu de corriger le problème de navigation ou d'architecture, le push s'installe et les gens en deviennent dépendants. Quand je propose qu'ils envoie le lien vers la page d'accueil en expliquant le chemin pour y accéder, ils me regardent horrifiés : "C'est beaucoup trop de clics !"

Web 2.0 Design et l'intranet - Jeffrey Veen (Google) à KMWorld & Intranets

Jeffrey Veen, (Design Manager, Google; co-fondateur Adaptive Path) était le key note speaker pour les sessions Intranets à KMWorld & Intranets 2006:

Les phrases qui suivent sont de traductions approximative de plusieurs de ses commentaires. Voir le billet sur mon blog en anglais "Globally local" pour une V.O.

• Le terme "Web 20." est utile mais trop à la mode en ce moment.
• La presse vous fait penser que vous êtes en retard 'My God I'm late!"
• C'est comme le phénomène des tulipes en Hollande au 17ième siècle (tulip mania), avec des fonds importants investis dans les entreprises proposant des services  web 2.0 par exemple les mashups.  Malgré l'échec de ce nouveau marché des tulipes, la culture business en Europe à l'époque a été profondément modifiée.
• Le site web TechCrunch a une rubrique entière sur les échecs d'aujourd'hui
• Donc, la question se pose "Quelles sont les changements d'aujourd'hui qui seront durables dans le temps ?"
• Nous verrons 4 aspects du design - design visuel, design de l'interaction, architecture d'information et feedback. Nous verrons comment ces 4 dimensions sont en mutation.
• En fait - le vrai changement s'agit de laisser agir l'utilisateur. (give up control)

Design visuel :

• Facteur clé de confiance auprès des utilisateurs. c'est facile de voir où le design visuel ne fonctionne pas bien.
• Même un site très utile, avec une architecture logique, risque de décevoir les utilisateurs au premier abords. Il s'agit de confiance superficielle - dans le sens de "confiance selon la surface"
• Veen a fait référence à Don Norman et à BJ Fogg (dont je suis le travail depuis plusieurs années) qui tous les deux  ont travaillé dans le domaine de la technologie et la confiance.

Design de l'interaction :

Veen a développé l'exemple d'AJAX dont les principes sont :

• La "trouvabilité" (discoverability)
• La prévoyance (recoverability) :  les actions de l'utilisateur ne doivent pas lui créer des problèmes - les erreurs doivent être signalées et corrigées en amont
• Le feedback : s'assurer que les utilisateurs savent ce qui est en train de passer, pendant les téléchargements ou les calculs par exemple
• Le contexte : donner aux utilisateurs un sens de lieu et de temps

Architecture d'information :

• Une convergence du contrôle éditoriale et de la participation des utilisateurs
• Une architecture basée sur l'expérience des utilisateurs
• Les connexions sont basées sur moi, et comment j'utilise l'outil et non pas sur les actions de la personne qui a mis le contenu dans le système.  (tag out, not tag in)
• Veen a parlé de la vulgarisation, ou le  "amateurization" - le fait que les outils disponibles aujourd'hui permettent à tout le monde de faire ce que faisait des professionnels dans le passé. (Exemples du monde du tourisme et média)
• Aujourd'hui, nous mettons la connaissance du fonctionnement d'un système entre les mains de tout le monde. Comme dit une "loi du Linux" : "avec suffisamment d'acteurs, toutes les bogues sont faciles à corriger." (Given enough eyeballs all bugs are shallow.)

Mon avis :

Veen a fait une contribution dynamique et provocatrice à la conférence surtout auprès des responsables intranet qui n'ont pas l'habitude de réfléchir à ce genre de propos.

Il me semble évident que les intranets doivent évoluer vers la philosophie du web 2.0.
Par contre, il serait sage d'éviter les mots qui effraient (responsables intranet autant que dirigeants) tels "web 2.0" et "blogs".

Mon étude Global Intranet Strategies nous montre sans ambiguïté que les intranets commencent à intégrer les outils et la philosophie du web 2.0.
En fait, les entreprises où les dirigeants perçoivent les intranets comme essentiel ou très utiles le font plus rapidement que celles où les dirigeants le perçoivent comme utile ou "nice to have".

Si nous parlions plutôt de la facilité de contribuer du contenu à l'intranet que propose les outils blog, si nous faisions des interfaces du style Veen, si nos systèmes de navigation étaient influencés par le comportement des intranautes, ...quelle différence dans nos intranets !

A ce moment-là, on pourrait imaginer nos dirigeants, en train de jouer du golfe ou de boire l'apéritif ensemble se dire "Tu devrais voir mon intranet. Il est top !"

Technorati Tags: KM2006

Page d'accueil : 3 modèles, 3 contextes

La stratégie d'une page d'accueil dépend souvent du contexte de l'entreprise. Je vous poste ici une planche ppt que j'utilise dans mes ateliers 'page d'accueil".
Réfléchissez à l'évolution de votre page d'accueil depuis le début de votre intranet et aux événements marquant pendant cette période.

Mes expériences auprès de mes clients suggèrent que :

Pendant les moments de grands changements (bons ou difficiles) une approche news est à privilégier: les salariés ont besoin - tous - d'être informés en même temps, de la même façon.

Une entreprise en période de stabilité, avec un intranet "confirmé", aura plutôt une page d'accueil dont l'objectif principal est de faciliter la navigation.

Un nouveau intranet qui a moins de 2 ans, aura une page d'accueil non-tranchée qui essaie (la plupart du temps sans succès) de faire un compromis entre news et navigation.

Une prévision : Une entreprise qui commence à expérimenter avec les blogs et qui met en place un portail blogs aura - pendant quelques années à venir - du mal à équilibrer la page d'accueil (ou le point d'entrée de l'intranet) entre le top-down et le bottom-up. Autrement dit, comment positionner la page d'accueil traditionnelle et le portail blogs.

Il y a beaucoup d'autres expériences de page d'accueil à partager. Contribuez s'il vous plaît avec des commentaires sur les vôtres ! Merci d'avance.

Votre plus grand défi : évoluer d'une logique émetteur à une logique utilisateur

Je viens de poster un court article sur quelques pistes pour réussir l'évolution d'un intranet structuré selon l'organisation à un intranet structuré selon une logique utilisateur sur mon blog Globally local : "From producer logic to user logic: the greatest challenge you may have"

Améliorer "recherche" dans votre intranet?

Je viens de lire un rapport publié par StepTwo sur "Improving Intranet Search". J'ai écrit une critique à la demande de l'auteur, James Robertson et vous pouvez le lire ici: Reviews and feedback.

En résumé, ce rapport de 115 pages (facile à lire) vous donne des guidelines pour améliorer la fonction "recheche" sur votre intranet que vous soyez nouveau manager intranet ou un manager bien averti.

Table de matières :

* key principles of effective search
* nine step methodology for improving search
* two search 'personas' describing common search users
* guidelines for improving the search interface for general and specialist users
* guidelines for enhancing search results
* options for search engine tuning
* introduction of search usage reports
* exploration of search engine synonyms and 'best bets'
* summary of advanced search techniques
* screenshots and tips throughout

L'auteur insiste sur le fait qu'avec seulement quelques heures de travail régulièrement, vous pouvez apporter de la valeur aux intranautes et donne de nombreux exemples pratiques. Vous n'avez pas besoin forcément d'initier un projet majeur autour de la recherche.

Le rapport coûte $189 et s'achète en ligne. Si vous êtes à l'aise en anglais et avez des préoccupations autour de votre moteur de recherche; son interface utilisateur et les pages des résultats; la recherche simple, avancée et spécialisée; je pense que vous trouverez ce rapport un bon investissement.